¿Dónde se guardan los datos de los usuarios?

Cuando el chatbot pide datos a los usuarios, los mismos se guardan en un Lead.
En general el resultado de dicho camino es la obtención de una serie de datos sobre la persona y da la posibilidad de trackear algo en la experiencia de navegación del bot.

Estos datos suelen ser capturados cuando el usuario pasa por un funnel o embudo determinado.

Estos leads pueden ser almacenados en:

✅ Una API

✅ Un CRM (Hubspot, Freshsales, etc)

✅ Google Spreadsheets

✅ Microsoft Sharepoint

Guías para crear planillas

Crear una planilla para almacenar Leads

Implementamos la posibilidad de guardar los datos que obtenemos a través del chatbotbot (leads) en una planilla, permitiendo una rápida accesibilidad a los mismos.

En este tutorial mostraremos como crear una planilla para las siguientes herramientras:

✅ Hojas de calculo de Google (Spreadsheets)
✅ Sharepoint (Microsoft)

Tanto si usas alguna de estas plataformas, como si usas otra que no se encuentra en esta lista ¡no dudes en consultarnos para que te asesoremos en los pasos a seguir!

Crear una planilla de Google (Spreadsheets) para almacenar Leads

Esta planilla se actualiza en tiempo real y cada pestaña contendrá la información de cada usuario, por cada rama que termine en pedido de datos.

Cada cliente puede elegir 👇

✅ Crear una planilla por Lead
✅ Una unica planilla con una pestaña por Lead

Otra ventaja de almacenar los datos en planillas de Google es que los datos de sus usuarios quedan en su poder sin pasar por nuestro manager, siendo más seguro para sus clientes.

Este link debe ser guardado por el cliente para poder acceder a los datos.

Utilizando el enlace, podrán acceder a todos los datos y ordenarlos o copiarlos y gestionarlos según el criterio que quieran.

Instrucciones para crear la planilla

Crear una planilla en Google es muy fácil, simplemente seguí los pasos que detallamos a continuación:

Crear un nuevo spreadsheet en Drive y pasarnos el link.
Dar permiso con perfil “Editor” a lead-spreadsheet@chat-tonic.iam.gserviceaccount.com y a alguien del equipo de Chat-Tonic con quien trabajen habitualmente (Responsable de Onboarding, V2C o Developer de su chatbot)
Informar el nombre de la hoja que quieren usar para los leads dentro de esa planilla. Por ejemplo: Leads - Nombre del chatbot

(Ver video al final del documento)

Importante
⛔ Está prohibido modificar la fila (row) 1 de la hoja donde el bot guardar sus datos.
Esta fila (row) tiene los nombres de las columnas del lead que se esta guardando, cualquier alteración de estos nombres provocará que el bot no sepa como guardar el lead, y fallará.

⛔ Está prohibido eliminar o crear nuevas filas en la planilla, sin previa consulta al equipo de Chat-Tonic.

⛔ Se pueden borrar leads de la planilla si no les interesan, siempre y cuando se respete que la lista no tengan filas vacías intermedias.

⛔ Está prohibido agregar filtros a la planilla de leads.

https://www.youtube.com/watch?v=_UfyYPtIIM8&embeds_referring_euri=https%3A%2F%2Fkb.chat-tonic.com%2F&embeds_referring_origin=https%3A%2F%2Fkb.chat-tonic.com&source_ve_path=MjM4NTE&feature=emb_title&ab_channel=Chat-Tonic

Crear una Lista de Sharepoint

Almacenar los Leads en Sharepoint es muy fácil, simplemente seguí los pasos que detallamos a continuación:

Otorgar a Chat-Tonic acceso a un usuario con permisos de edición
Crear un sitio dentro del Sharepoint del cliente. Otorgar el nombre correspondiente, por ejemplo "Chatbot".
Dentro de ese sitio, crear una Lista en blanco donde se va a guardar la información. Repetir este paso por cada tipo de Lead que queramos guardar.
Cuando terminamos de crear la/s lista/s, la/s guardamos dentro del Sitio creado en el paso 2.
Agregamos una columna por cada dato a trackear con su correspondiente tipo de dato.

Por defecto vienen varias columnas. Estas se pueden ocultar para que no ensucien la vista del lead. Se recomienda mostrar la columna “Creado”, la cual muestra la fecha en la que se guardó la información.